Checklisten Meeting, Seminare & Workshops

Location-Check

Ein ausschlaggebender Faktor für eine gute Veranstaltung, ist die perfekte Location, die sowohl zum Event, als auch zum Rahmenprogramm sowie zu den Teilnehmern und der Firma passt. Wahlweise kann das Seminar oder Meeting direkt im Unternehmen oder in einer externen Location stattfinden.
Vorteile bei einer Veranstaltung im Haus sind die erleichterte Planung sowie die Umsetzung mit kleinerem Budget.
Bei externen Veranstaltungen ist logistischer Aufwand, Miete sowie Anreise und Parkmöglichkeiten zu beachten. Positiv hingegen ist der Tapetenwechsel für alle Teilnehmer sowie manche Möglichkeiten, die gewisse Locations für Seminare eröffnen. Hotels oder andere größere Veranstalter bieten oftmals Räume, die genau für solche Meetings gedacht sind – so kann bei der Planung bereits einiges erleichtert werden. Oftmals inkludieren diese die richtige Technik, wie Beamer und Mikros, Pausenräume und ausreichend Sitzgelegenheiten.

• Passend für Anzahl der Gäste?
• Intern oder extern?
• Logistik: Anreise etc.
• Passt der Ort zum Rahmenprogramm?
• Technik vorhanden?
• Budget!

Terminplanung, Gäste-Liste und Einladungen

Die Terminplanung sowie die Gästelisten gehen mit der Location Hand in Hand. Je nachdem wie groß mein Meeting oder Seminar sein soll, dementsprechend muss auch der Ort passend gewählt werden. Zudem, im Falle eines extern stattfindenden Events, muss auch der Termin rechtzeitig angefragt werden. Steht ein Datum fest, müssen alle Teilnehmer rechtzeitig informiert werden.

• Termin sichern.
• Anzahl der Gäste fixieren.
• Einladungen verschicken.

Inhalte und Ziele der Veranstaltung definieren

Ausschlaggebend für eine gute Veranstaltung, egal ob groß oder klein, sind die richtigen Inhalte. Handelt es sich um ein Meeting, sollte es schon vorab eine Checkliste aller wichtigen zu besprechenden Punkte geben. Geben Sie Ihren Teilnehmern einen groben Überblick über den geplanten Ablauf, so können diese sich bereits auf einen „roten Faden“ einstellen. Auch das Ziel sollte klar festgelegt sein. Möchte ich in einem Seminar oder Meeting in einen Dialog treten, werden Themen lediglich vorgetragen oder sollen Ideen gemeinsam umgesetzt werden? Je besser Sie sich im Klaren über Ihr Vorhaben sind, desto wohler werden sich Ihre Teilnehmer fühlen.

• Klares Ziel formulieren.
• Inhaltlichen Überblick haben.
• Gästen einen „roten Faden“ geben.
• Inhalte gut vorplanen.

Personal & Verantwortliche

Damit das Seminar oder Meeting reibungslos sowohl vorher, als auch währenddessen abläuft, sollten Verantwortliche und dessen Aufgabengebiete genau definiert werden. Wer kümmert sich um die Logistik, wer empfängt die Gäste und versorgt diese, gibt es einen Schriftführer und wer kennt sich gut mit dem Aufbau der Technik aus? Sind alle Punkte geklärt und kennt jeder seine Aufgabe, erleichtert dies die Organisation ungemein.

• Personal einteilen.
• Aufgaben verteilen.
• Checkliste führen, wer welches Gebiet übernimmt.

Budget

Wie bei allen Veranstaltungen ist auch hier eine genaue Budgetierung von Vorteil. Alle anfallenden Kosten sollten detailliert aufgezeichnet werden, um unnötige Ausgaben oder gar Ausgaben über dem Budgetrahmen zu vermeiden.

• Finanzen vorab klären – wie viel darf die Veranstaltung kosten?
• Finanzplan aufstellen (bei größeren Meetings).
• Verantwortlichen ernennen.

Time-Management

Steht der Tag des Events an, ist es nicht selten das Zeitmanagement, an dem die Verantwortlichen scheitern. Gäste treffen zu spät ein, Sprecher reden zu lange und Diskussionen werden nicht moderiert. Wer keinen genauen Zeitplan erstellt, gerät gern in Verzug und damit in eine stressige Situation. Um das Seminar oder Meeting so organisiert wie möglich zu gestalten, sollte also das Time-Management unbedingt beachtet und auch eingehalten werden.

• Länge der Reden einkalkulieren.
• eventuell Redezeiten einblenden
• Pausen beachten.
• Diskussionsrunden planen und moderieren.
• Eventuelle Probleme (Verspätung, Probleme mit dem Aufbau etc.) bedenken.
• Verantwortlichen ernennen, der für den zeitlichen Ablauf zuständig ist.

Equipment vor Ort

Je nachdem was auf Ihrer Veranstaltung passiert, sollten Sie das entsprechende Equipment parat und getestet haben. Dazu zählen Beamer, Lautsprecher, diverse Kabel sowie Mikrophone oder ausreichend Akku.
Kommt es zu einem gemeinsamen Austausch, könnten Stifte, Whiteboards oder Plakate gebraucht werden. Sind zudem auch ausreichend Stühle oder Steckdosen vorhanden? Je mehr Sie vorab beachteten, desto weniger ungeplante Situationen werden auftreten.

• Genaue Equipment-Liste führen.
• Technik vorab testen.
• Raum den Gästen und Inhalten entsprechen vorbereiten.

Versorgung

Dauert ein Meeting mehrere Stunden, dann sollte auch die Verpflegung der Teilnehmer eine Rolle spielen. Neben Getränken und Kaffee sind bei einem Tagesseminar auch kleine Snacks und ein entsprechender Aufenthaltsraum für die jeweiligen Pausen von Vorteil.

• Besorgung der Getränke und Speisen.
• Eventuelle Diäten oder Unverträglichkeiten beachten.
• Verantwortliche Personen ernennen, die sich um Auf- und Abbau sowie das Buffet selbst kümmern.

Unvorhersehbare Faktoren – dein Plan B

Egal wie gut Sie planen – irgendetwas geht immer schief. Sei es das Wetter bei einer Veranstaltung im Freien, Krankheitsfälle beim Personal oder die Absage von Vortragenden. Wichtig ist , schnell und flexibel einen Plan B im Ärmel zu haben. Ernennen Sie bereits im Vorfeld Vertretungen für entscheidende Personen der Veranstaltung und bewahren Sie im schlimmsten Fall unbedingt einen kühlen Kopf – denn jeder kennt den Stress einer Veranstaltung und etwaige Problemen werden meist mit viel Verständnis entgegen genommen.

• Plan B: Terminänderungen, Absagen, Krankheitsfälle, Absagen etc.
• Flexibilität und Spontanität.

Mit dieser Checkliste, ausreichend Zeit und ein bisschen Organisationstalent gelingt bestimmt jedes Seminar oder Meeting in Ihrer Firma.